クラウド化で情報共有しよう！
以前、このメルマガでも「ＳＮＳを活用する」というテーマで皆さんに
ＳＮＳによる情報共有化についてご紹介しました。
ＳＮＳによる情報共有化は非常に便利、かつ、低コストで行うことがで
きるので、非常に有効であることには間違いありません。
しかし、院長にＰＣスキルが必要であること、スタッフ全員がＰＣを所有
していることが運用には必要になるために、医院全体の意識レベルが高く
ないと導入が難しいという側面がありました。
しかし、現在、社会的にも大きな注目を集めている「クラウド化」により、
ＳＮＳよりもより簡単、かつ、無料で院内の情報共有化を実現することが
可能になってきましたので、ご紹介します。
ここまで、「クラウド化」という言葉を使ってきましたが、どのような
意味かと申しますと・・・
これまで、基本的に各パソコンにデータを保存していましたが、それを
インターネット上で管理し、どのパソコンからでも、いつでも、どこから
でも、簡単にアクセスできるようにしたのがクラウド化の簡単な説明です。
しかも、このクラウド化の凄いところは、パソコンだけでなく、i-Phone
などのスマートフォンやi-Padなどのタブレットからでも簡単にアクセス
することが可能であるという点です。
自分のパソコンを持っているスタッフが少ないことは今後も、数年は変わり
ないと思います。しかし、スマートフォンを持っているスタッフは急増して
います。
また、最新のマニュアルなどをどれかのパソコンに保管しておくよりは、
インターネット上に置き、それを管理・更新したほうが簡単という側面が
あると思います。
では、どのようにして、クラウド化すればいいのでしょうか。
先ずは、クラウド化するためのツールを決めます。
一般的、かつ、無料で簡単に使えるのが以下の２つだと思います。
・DropBox
⇒ http://www.dropbox.com/
・Evernote
⇒ http://www.evernote.com/
これらをインストールして、共有する人を設定します。
後は、共有フォルダーに共有したいデータを保存するだけです。
そうすれば、共有フォルダーの中に入れたデータを共有設定した人が
いつでも、好きなときに、好きな場所で見ることが可能になります。
では、これによって、どのような良いことがあるのでしょうか？
それは、例えば・・・
・医院の中にパートスタッフが複数人いて、ミーティングに全員が参加する
のが難しい
・シフト制のため、その日にいないスタッフに、その日にあった注意事項など
を共有化するのが難しい
このような場合、ミーティングの議事録をクラウド上に置くことによって、
医院に来なくても、いつでも、どこからでも、すぐに議事録を見ることが
可能になります。
同様に、今までは医院のノートのようなものに連絡事項を記載していたもの
を連絡事項をクラウド上に保管することで、いつでも、どこからでも、見れ
るようになるのです。
他にも、業務マニュアルの最新版をクラウド上に保管することで、いつでも、
どこからでも最新版のマニュアルを確認することができる。もしくは、更新
することが可能になります。
セミナー参加レポート、読書感想文、月間目標なども管理が簡単になると
思われます。
私も妻の泉と写真、情報の共有のためにDropBoxを活用していますが、とても
便利で使いやすくて、重宝してます。
たとえば、ちょっとした情報を外でi-Phoneから見ることができたりして、
とても便利です。
パソコンも、スマートフォンもないとなると、なかなか、クラウド化も難しい
ですが、今後を見据えて導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ちなみに、経営塾に参加しているある医院さんでは、スタッフ全員にスマート
フォンを支給し、その通信費用を医院で負担するという、とても先進的な
面白い実践をされていました。
その医院さんでの費用負担は一人当たり、月々６千円程度ということでした。
まだ、その効果は実証されていませんが、あなたの医院でも、スマートフォン
を支給して、通信費用を負担してまでもクラウド化する日が来るかもしれない
ですね。
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